Wzór sprawozdania oraz terminy jego przekazywania określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2008 r. w sprawie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej, informacji o nieudzieleniu takiej pomocy oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1871).

Aktualny szablon sprawozdania dostępny jest na stronie internetowej UOKiK http://www.uokik.gov.pl (Pomoc publiczna -> Sprawozdawczość -> Sprawozdawczość organów właściwych do poboru należności).

Sprawozdania należy przekazywać tylko w wersji elektronicznej do zespołu Izby w siedzibie we Wrocławiu lub Zespołów Zamiejscowych Izby — zgodnie z właściwością miejscową, na adresy e-mail wskazane w sekcji Sposoby przekazywania sprawozdań do Izby.

Sprawozdania sporządza się w pełnych złotych wg stanu na koniec roku.

Nazewnictwo plików elektronicznych sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców:
ZP(WK)(PK)(GK)(GT)(rr).xls
gdzie:
(WK) — kod województwa,
(PK) — kod powiatu,
(GK) — kod gminy,
(GT) — typ gminy,
(rr) — ostatnie dwie cyfry roku;

np. ZP020101117 — sprawozdanie z gminy miejskiej Bolesławiec za 2017 rok.